Делегирование, как основной помощник в достижении результата

Вы чувствуете себя чрезмерно загруженными? Считаете, что Ваша карьера зашла в тупик? Если да, то Вам необходимо развивать навыки делегирования.

Если Вы всю работу выполняете самостоятельно, то всегда есть лимит того, что Вы можете сделать, как бы Вы ни старались. Вы будете работать много часов, поможете многим людям, но Ваши цели не будут достигнуты, ведь люди не роботы и у каждого есть пределы возможностей. Чтобы преодолеть этот барьер, нужно научиться правильно делегировать работу другим сотрудникам. Если Вы умеете это делать, значит у Вас будет сильная команда, для которой любые поставленные цели будут легко достижимы.

Почему люди не делегируют полномочия

Чтобы выяснить, как правильно делегировать, нужно сначала понять почему люди избегают этого. По-простому,  люди не делают этого, потому что это зачастую требует много усилий. Предположим, Вы взяли крупный заказ на проектирование здания. У заказчика есть масса требований к исполнению работы, о которых знаете только Вы. Что проще: сделать все самому или долго и упорно объяснять сотруднику пожелания клиента, а потом, возможно, исправлять ошибки? Несмотря на то, что ответ кажется очевидным и проще сделать все самостоятельно, есть две причины, почему проще было бы делегировать задание кому-то еще:

• Во-первых, Вы можете направить свое свободное время на поиски еще одного заказа и заниматься лично им;
• Во-вторых, по-мере делегирования таких задач сотрудникам, Вы провоцируете их профессиональный рост, что позволит им выполнять все более сложные задания, при том, что Вам больше не нужно будет беспокоиться за результат.

Когда делегирование уместно

Делегирование - лучший метод достижения целей, но только тогда, когда это имеет место быть. Чтобы понять, какие задачи можно перенаправить на сотрудников, нужно задать самому себе пять вопросов:

• Может ли кто-то так же качественно выполнить задание?
• Предоставляет ли задача возможность развиваться навыкам другого человека?
• Это задача, которая в будущем будет выполняться неоднократно?
• У Вас есть достаточно времени, чтобы эффективно делегировать задание? Времени должно хватить на подготовку, обсуждение, ответы на вопросы, осуществление контроля и для переделки, если будет необходимость.
• Должны ли Вы делегировать это задание? Возможно задача важна для достижения целей в долгосрочной перспективе и требует Вашего непосредственного участия.

Если Вы ответили "да" на все вопросы, значит делегирование уместно в данном случае.

Кому и как делегировать

Кому Вы должны делегировать?

Факторы, которые следует учитывать:

1. Опыт, знания и отношение к поставленным задачам у сотрудника.
   • Каким опытом и знаниями уже обладает человек?
   • Есть ли у Вас время и ресурсы чтобы провести необходимое обучение?
2. Предпочтительный стиль работы сотрудника.
   • Насколько креативен человек?
   • Чего он или она ждет от выполнения задачи?
   • Какие долгосрочные цели и интересы у сотрудника?
3. Загруженность человека.
   • Есть ли у него время на выполнение большего количества работы?
   • Требует ли задание, которое Вы будете делегировать, отказа сотрудника от других задач?

Совет:

Когда Вы только начнете делегировать полномочия, Вы заметите, что выполнение задачи сотрудником занимает больше времени, чем у Вас. Справедливо, ведь Вы - профессионал. Имейте терпение, ведь если Вы выбрали правильного человека для делегирования и делаете это правильно, то компетентность сотрудника будет расти на глазах.

Как Вы должны делегировать?

Используйте следующие принципы для правильного делегирования:

1. Четко формулируйте желаемые результаты
2. Определите границы линии полномочий, ответственности и подотчетности, если сотрудник:
   • Ждет пока ему скажут что делать;
   • Спрашивает что делать;
   • Рекомендует, как нужно делать, а потом делает;
   • Делает, а потом незамедлительно отчитывается;
   • Действует и периодически отчитывается;
3. Когда возможно, включите сотрудников в процесс делегирования. Дайте им понять какие задачи могут быть делегированы им и почему
4. Поймите, что Вы можете делегировать свои полномочия, но не ответственность. Конечный результат и подотчетность перед заказчиком - Ваша головная боль.
5. Делегируйте сотрудникам меньших уровней, потому что люди, которые ближе всего к работе, имеют наибольшие знания деталей повседневных задач.
6. Обеспечьте максимальную поддержку и всегда будьте отрытым для вопросов.
7. Нацельтесь на результат. Объясните то, какие цели должны быть достигнуты, а не то, как к этому придти: Ваши методы не единственные и не всегда самые правильные!
8. Предотвращайте "делегирование наверх". Если есть проблема, не выкладывайте на стол пути ее решения. Напротив, запросите варианты у самого сотрудника.
9. Мотивируйте людей. Обсудите как успешное выполнение задачи повлияет на премию, будущие возможности, карьерный рост и т.д.
10. Установление и поддержание контроля.
    • Обсудите сроки.
    • Согласуйте график, по которому Вы будете анализировать прогресс.
    • Вносите корректировки по мере необходимости
    • Найдите время, чтобы просмотреть всю выполненную работу.

Контроль

 Теперь, когда мы перечислили все этапы, убедитесь, что Вы провели работу с командой соответствующим образом. Объясните, почему именно они были выбраны для выполнения той или иной работы, расскажите об ожиданиях от реализации проекта, о целях, которые Вы поставили, а также напомните о ресурсах, которые они могут привлечь для выполнения задачи. Согласуйте график отчетности, а также, дайте понять, что Вы хотите знать о возникающих проблемах и готовы отвечать на вопросы по мере их возникновения. Необходимо найти баланс между контролем и свободой сотрудников. Давайте людям свободно выполнять задания, как им удобно, но в то же время не упускайте из виду какие-то ошибки, чтобы успеть их скорректировать.